Sustavi za ocjenu rada osoblja temeljeni na KPI-ju sve više dobivaju na popularnosti u Rusiji. Glavne prednosti ovakvih mehanizama su u racionalnom odrazu aktivnosti poduzeća.
KPI: što je to
KPI (KPIs) je engleska kratica za “ključni pokazatelji uspješnosti”, na ruskom se naziva KPI – ključni pokazatelji uspješnosti (ponekad parametri). Ali u izvornom stranom zvuku koristi se kao norma. KPI je sustav koji vam omogućuje procjenu učinka zaposlenika tvrtke u cilju postizanja ciljeva (strateških i taktičkih).
"Ključni pokazatelji" omogućuju tvrtki da analizira kvalitetu svoje strukture, potencijal u rješavanju problema. Na temelju KPI-a formira se i sustav upravljanja ciljevima. Ovo je najvažniji čimbenik: ako nema znakova ciljanja pokazatelja uspješnosti, onda se ne može ništa primijeniti na "ključne pokazatelje". Stoga su upravljanje prema ciljevima i KPI dva međusobno povezana fenomena. Prvi uključuje, prije svega, predviđanje rezultata rada, kao i planiranje kako će se ti rezultati postići.
Tko je smislio KPI?
Povijest, međutim, ne daje jednoznačan odgovor na ovo pitanjemožete vidjeti kako je svjetski menadžment shvatio KPI-je, što su oni i zašto su korisni. Krajem 19. i početkom 20. stoljeća sociolog Max Weber utvrdio je da postoje dva načina vrednovanja rada zaposlenika: tzv. „sultanski“i meritokratski. Prema prvom, šef ("sultan") je po vlastitom nahođenju procijenio koliko se osoba nosi sa svojim dužnostima. Racionalni početak ovdje igra sporednu ulogu, glavna stvar je čisto emocionalna percepcija rada podređenog.
Meritokratska metoda je kada se rezultati rada vrednuju stvarnim postignućima, uz uključivanje objektivnih mjernih mehanizama. Ovaj pristup su prilagodili teoretičari upravljanja u zapadnim zemljama i postupno se kristalizirao u ono što znamo kao KPI sustav. Važnu ulogu u sistematizaciji racionalnog vrednovanja rada osoblja odigrali su radovi Petera Druckera za kojeg se smatra da je menadžment pretvorio u znanstvenu disciplinu. Koncepti znanstvenika izravno govore da ciljevi postoje, ali postoji procjena stupnja njihovog ostvarenja kroz ključne pokazatelje uspješnosti.
KPI prednosti
Glavna pozitivna strana KPI sustava je prisutnost mehanizma za evaluaciju rada i rada poduzeća u cjelini koji je transparentan za sve zaposlenike tvrtke. To omogućuje nadležnima da u stvarnom vremenu ocjenjuju rad svih podređenih struktura, predviđaju kako će se zadaci rješavati i ciljevi postići. Sljedeći plus KPI-a je da menadžment ima alat za prilagođavanje rada podređenih ako trenutni rezultati zaostajuod planiranog.
Ako, primjerice, mjerenje uspješnosti u prvoj polovici godine otkrije da određeni parametri uspješnosti nisu dovoljno visoki, tada se održavaju radionice kako bi se identificirali razlozi i potaknuli zaposlenici na bolji učinak nakon sljedećih šest mjeseci. Još jedna pozitivna strana KPI-ja je povratna informacija između stručnjaka i menadžera. Prvi će dobiti ne samo upute i ponekad naizgled pristrane gnjave, već i dobro utemeljene komentare, drugi će poboljšati rad navodeći greške i nedostatke u radu podređenog.
KPI nedostaci
Rezultati procjena unutar okvira KPI-a (pokazatelja uspješnosti kao takvih) mogu se tumačiti ne sasvim ispravno, a to je glavni nedostatak ovog sustava. Vjerojatnost pojave takvog problema u pravilu je manja, što se više pažnje posvećuje u fazi formiranja kriterija kako vrednovati parametre izvedbe. Još jedan minus KPI-a je da će tvrtke morati potrošiti mnogo sredstava za implementaciju ovog sustava (računato, u pravilu, u vremenu, radu i financijama). Riječ je, naravno, o radu na ključnim parametrima učinkovitosti odgovarajuće razine razrade. Postoji mogućnost da će biti potrebno provesti opsežnu prekvalifikaciju djelatnika: specijalista - s ciljem promjene zadataka, a time i uvjeta rada, dok će menadžment morati ovladati novim metodama ocjenjivanja rada podređenih. Tvrtka možda nije spremna dati timu dodatno vrijeme za savladavanjeinovacije.
pojedinosti implementacije KPI
Glavni zadatak pri implementaciji KPI sustava (“od nule”) je spriječiti negativne stavove zaposlenika prema njemu. Stoga menadžment tvrtke treba jasno prenijeti značenje i praktične prednosti inovacija svakom od podređenih, čiji rad podliježe naknadnoj evaluaciji učinkovitosti. Najbolja metoda ovdje je, prema nekim stručnjacima iz područja HR-a, individualna prezentacija, objašnjenje stručnjacima na određenim pozicijama: KPI - što su i zašto implementirati ovaj sustav u tvrtku.
Bilo bi pogrešno bezuvjetno nametati parametre učinkovitosti naredbom, ali nužan korak je apel čelnih ljudi tvrtke. Ako, na primjer, linijski menadžer obavijesti podređene u svom odjelu o skoroj implementaciji KPI-a, tada bi tu informaciju trebao potvrditi i izvršni direktor. Stručnjak mora razumjeti da sustav ključnih pokazatelja uspješnosti nije izum šefa, već element strateške politike cijele tvrtke.
Optimalno vrijeme za implementaciju KPI-a
Među stručnjacima postoji mišljenje da KPI indikatore, ako govorimo o sustavu, treba istovremeno implementirati na svim razinama upravljanja tvrtkom - od običnih stručnjaka do top menadžera. Prema ovom stajalištu, vrijeme implementacije ključnih pokazatelja uspješnosti ne može se produljiti u vremenu: sustav počinje s radom odmah. Pitanje je samo kako optimalno odabrati trenutak njegovog lansiranja. Postoji stajalište da je dovoljno obavijestitizaposlenika o početku KPI-ja za otprilike tri mjeseca. Ovo je dovoljno da osoblje tvrtke prouči specifičnosti buduće procjene učinkovitosti svog rada.
Postoji i teza da neko vrijeme KPI može raditi paralelno s prethodnim sustavom plaćanja. Ovisno o stupnju liberalizma vlasti, zaposlenik će moći birati prema kojoj će shemi biti plaćen. Možete u potpunosti motivirati osobu da radi prema novom KPI-u kroz bonuse i bonuse, uvjeti za primanje kojih će biti jasno navedeni u ključnim parametrima.
Fape stvaranja KPI sustava
Zapravo, kao takvom, uvođenju KPI mehanizama prethodi nekoliko faza pripremnih radova. Prvo, ovo je razdoblje povezano s formuliranjem strateških ciljeva koji se postavljaju za tvrtku. U sklopu iste faze rada, opći koncept je podijeljen na taktička područja čija se učinkovitost mjeri. Drugo, to je razvoj ključnih pokazatelja uspješnosti, definicija njihove suštine. Treće, to je rad na raspodjeli službenih ovlasti vezanih uz implementaciju sustava, tako da svaka odgovorna osoba postavlja pitanje poput “KPI-jevi - što su oni?”
Dakle, svi indikatori će biti dodijeljeni određenim pojedincima (odjelima) u tvrtki. Četvrto, možda je potrebno prilagoditi trenutne poslovne procese (ako to zahtijeva ažurirana strategija). Peto, to je razvoj novog sustava motivacijezaposlenika, kreirajući formule za obračun plaća temeljene na svježim kriterijima. Nakon dovršetka svih navedenih postupaka, možete pokrenuti KPI sustav.
KPI zahtjevi
Kao što je gore spomenuto, KPI-evi su ključni pokazatelji uspješnosti koji su neraskidivo povezani s ciljevima tvrtke. Kvaliteta razvoja ciljanja glavni je zahtjev za KPI sustav. Ciljevi se mogu formirati prema različitim principima, ali jedan od najpopularnijih u HR okruženju je SMART koncept. Znači "specifičan" (specifičan), "mjerljiv" (mjerljiv), "ostvarljiv" (ostvariv), "relevantan za rezultat" (relevantan), "vremenski vezan" (vremenski ograničen) i, kao rezultat, davanje razrađeni i kvalitetni KPI-jevi.
Primjeri ciljeva koji zadovoljavaju ove kriterije: "otvoriti toliko (mjerljivih) prodajnih mjesta (specifičnih) u gradu (relevantno) u prvom tromjesečju (vremensko ograničenje)", ili "prodati toliko avio karata takvim a takva zemlja za tri tjedna. Svaki cilj treba podijeliti na zadatke, koji se zauzvrat svode na razinu osobnih KPI-ja (za zaposlenike ili odjele). Optimalan broj, prema nekim stručnjacima, je 6-8.
KPI automatizacija
Jedan od čimbenika uspješne implementacije KPI-a je tehnološka infrastruktura. Budući da su ključni pokazatelji uspješnosti skup racionalnih pokazatelja, računalo će s njima obaviti vrlo dobar posao. Postoji mnogo softverskih rješenja za upravljanje KPI-ovima. Mogućnosti u takvim distribucijama prilično su opsežne. Prvo, zgodno jeprezentacija informacija (u obliku grafikona, analitike, dokumentacije) o procesima povezanim s KPI-ovima. Što to daje? Uglavnom, jedinstvo percepcije podataka, smanjujući vjerojatnost pogrešnog tumačenja brojeva. Drugo, to je automatizacija prikupljanja i izračuna pokazatelja uspješnosti. Treće, radi se o višedimenzionalnoj (s vrlo velikim količinama brojeva) analizi koju će osoba bez programa teško izvesti. Četvrto (uz prisutnost mrežne infrastrukture), to je razmjena informacija između pojedinih zaposlenika i uspostavljanje kanala povratnih informacija "šef-podređeni".
