E-pošta je, zbog velikog broja prednosti u odnosu na papirna pisma, odavno postala jedna od glavnih vrsta komunikacije. No, kao i mnoge druge tehnološke inovacije, ova vrsta komunikacije ima svoja pravila. Unatoč činjenici da je komunikacija putem internetske pošte postala sastavni dio mnogih područja života, većina korisnika neće moći odgovoriti na pitanje koje su komponente e-pošte.
Struktura e-pošte s gledišta korisnika
Poruke e-pošte su slične i vrlo različite od papirnatih pisama poznatih starijoj generaciji. No, bez obzira na uslugu e-pošte, struktura e-pošte uvijek je ista. Nabrojimo komponente e-pošte, ukratko opisujući svaku od njih:
- Polje "Za". Ovo polje sadrži adresu primatelja. Ako postoji više primatelja, odvojite ih točkom-zarezom.
- Polje "Subject". U mnogim poštanskim uslugama smatra se obveznim. I korisnicima će biti lakše pronaći slovo ako je predmet u njemu točno naznačen.
- Tijelo pisma. Tijelo e-pošte sadrži glavni tekst.
Skrivene komponente e-pošte
Pogledali smo vidljivu strukturu slova. No, osim elemenata vidljivih golim okom, komponentama e-pošte mogu se pripisati i sljedeća polja:
- od koga (ovo se polje automatski popunjava);
- kopija (pored glavnog primatelja, kopija pisma se šalje još nekome);
- slijepa kopija (koristi se ako kopiju pisma treba poslati bez obavještavanja glavnog primatelja);
- prilozi.
E-mail komponente s tehničkog gledišta
S tehničke točke gledišta, svaka e-pošta također uključuje sljedeće komponente:
- Zaglavlja ili, kako ih još zovu, omotnice SMTP protokola. Ova zaglavlja mogu, ali ne moraju biti uključena u tijelo e-poruke. Odnosno, moguća je situacija kada poslužitelj pošte ima više informacija nego što je navedeno u tijelu poruke. Zaglavlje sadrži adrese pošiljatelja, primatelja i adresu hosta koji šalje.
- Sama poruka, koja je na jeziku SMTP protokolapod nazivom Podaci. Ona je pak podijeljena na:
- zaglavlje pisma - po analogiji s papirnatom poštom, sadrži podatke o poštanskim poslužiteljima kroz koje je pismo prošlo, te neke druge informacije;
- tijelo slova - tekst samog pisma.
Struktura e-pošte za poslovnu korespondenciju
Ako smo do sada govorili o strukturi e-maila s tehničkog gledišta, sada pogledajmo elemente dobro napisanog e-maila za poslovnu korespondenciju, jer svaka tvrtka koja poštuje sebe nastoji ispuniti s općeprihvaćenim standardima komunikacije.
Iako postoji veliki broj različitih klasifikacija elektroničkih poruka, one su prema strukturi dizajna podijeljene u dvije skupine. Prva skupina su komunikacijska pisma, koriste se u radu. Druga su pisma suglasnosti: poruke koje sažimaju sastanak, ukazuju na rokove za završetak posla i druge važne aspekte kako bi se razjasnile radnje koje se zahtijevaju od svake od strana.
Napišimo komponente svake vrste e-pošte zasebno.
Pismo-komunikacija
Njegova struktura mora uključivati:
- Predmet e-pošte. U ovom polju najbolje je navesti što točno očekujete od domaćina, kao što je dogovor o vremenu sastanka, popis pitanja koja treba razmotriti i tako dalje.
- Pozdrav. Čak i ako se pismo planira poslati na nekoliko osoba,etika poslovne komunikacije podrazumijeva obvezno pozdravljanje adresata.
- Sadržaj poruke. Stvarni tekst e-pošte, koji opisuje zahtjev što je preciznije moguće.
- Potpis poduzeća. Točka koju mnogi ljudi zaboravljaju. Ispravno sastavljen predložak potpisa uključuje puno ime i prezime i poziciju autora, njegove kontakt podatke (broj telefona, poveznice na web stranicu tvrtke, e-mail itd.). Potpis se može razlikovati ovisno o pravilima i propisima koje je usvojila organizacija.
- Polja "Prima" i "Cc". Navedene su posljednje s razlogom - popunjavanjem zadnjeg, isključit ćete mogućnost slanja nedovršene ili neprovjerene poruke.
Pismo dogovora
Kao što je već spomenuto, ova vrsta elektroničke poruke koristi se za sumiranje rezultata sastanka, naznačavanje plana djelovanja za svaku stranu i utvrđivanje rokova. Takva su pisma svojevrsni "protokol" sastanaka i omogućuju vam prikladno strukturiranje informacija. Slovo ove vrste gradi se prema planu:
- Pozdrav. Ako je broj sudionika sastanka sažet u pismu bio mali, možete sve navesti po imenu ili koristiti generalizirani tip pozdrava.
- Ponovite svrhu sastanka, čiji su rezultati sažeti u pismu.
- Popis pitanja o kojima se raspravljalo tijekom sastanka. Za svako pitanje su naznačeni sporazumi, odluke i rokovi provedbe.
- Popis problema koji ne zahtijevaju hitno rješavanje, ali ih ne treba zanemariti.
- Razjašnjavanje mišljenja sudionika sastanka - je li sve uzeto u obzir?
- Potpis predloška.
