Većina običnih korisnika radi s e-poštom izravno na stranici. Funkcionalnost koju pruža dovoljna je za kreiranje i primanje e-pošte. Ali što ako trebate poslati isto pismo većem broju ljudi, trebate poslati određenu poruku u određeno vrijeme, nastaviti slati pisma bez sudjelovanja osobe dok se on kupa na plaži na odmoru? U takvim slučajevima u pomoć priskaču razni programi i usluge za automatsko slanje poštom. Razlikuju se po funkcionalnosti, plaćeno/besplatno, značajkama rada i mnogim drugim čimbenicima, ali ono što ih spaja je to što im za rad nije potrebna stalna prisutnost osobe. E-poruke se mogu slati 24 sata dnevno s različitim podesivim intervalima.
Zašto su nam potrebni bilteni?
Mišljenje da je web stranica glavni i najučinkovitiji marketinški alat daleko je od istine. Većina kupaca proizvoda ili usluge u jednom trenutkuposjet web stranici još nije spreman za donošenje odluke o kupnji. Razlozi mogu biti različiti, a ne na posljednjem mjestu je banalan zaborav. Kupci se jednostavno ne sjećaju da su vidjeli nešto što im je privuklo pažnju. Neki potencijalni kupci moraju se stalno podsjećati na sebe dok konačno ne kupe. A automatska poslana e-pošta služi kao podsjetnik.
Mogućnosti klijenata i usluga e-pošte
Postoji mnogo programa i usluga za automatsko slanje korespondencije, plaćenih i besplatnih. Njihova funkcionalnost nije ograničena na slanje pisama bez ljudske intervencije, njegove su mogućnosti puno šire:
- Prije masovnog slanja, učinkovitost pisama može se testirati na odabranoj skupini korisnika proučavanjem statistike slanja i dostave ovih pisama, aktivnosti kupaca nakon njihovog primanja.
- Usluge vam omogućuju redovito ažuriranje popisa pretplatnika obradom servisnih poruka o greškama u isporuci. Stoga se resursi sustava ne troše na beskorisno slanje poštom na adrese koje više ne postoje.
- Statistički podaci o klikovima na veze u e-porukama pomoći će u procjeni učinkovitosti reklamne kampanje.
- Ugrađena tehnologija za određivanje lokacije pretplatnika omogućit će vam da odaberete slova za slanje na temelju zemljopisnog područja.
- Baza za slanje pisama može se nadopuniti na razne automatske načine, na primjer, skeniranjemweb-mjesta na webu.
Automatski odgovori na pisma su također konfigurirani. To će biti korisno, na primjer, prilikom odlaska. Osoba koja ga je napisala može biti obaviještena da je pismo primljeno, ali će odgovor na njega biti po povratku nakon nekog vremena. Ako je došlo do promjene adrese e-pošte, onda je vrlo lako primiti poštu poslanu na staru adresu - samo postavite prosljeđivanje. Ali kako obavijestiti sve one koji pišu da stara adresa više nije relevantna, a sljedeći put je bolje pisati izravno na drugu? A automatsko pisanje će pomoći u tome.
Takvi programi obično imaju tipične predloške slova koji se mogu lako mijenjati tako da odgovaraju vašim potrebama. Zahvaljujući svemu tome, automatska pošta omogućuje vam promoviranje roba i usluga uz minimalno vrijeme i novac utrošeno na oglašavanje, obradu i analizu korespondencije.
Što poslati?
Najpopularnija pisma su pozdravi (na primjer, nakon registracije na resurs) i zahvalnost (na primjer, za savršenu narudžbu ili dugoročnu suradnju s tvrtkom).
Pozdrav su najčitanija pisma. Ljudi su ih navikli vidjeti, većina ih otvara u potrazi za nekom korisnom ili zanimljivom informacijom.
Pisma zahvalnosti mogu sadržavati informacije o narudžbi, načinu dostave, raznim akcijama i popustima za stalne kupce. Sve to privlači ljude, a takva se pisma u pravilu i čitaju ili barem usputno pregledavaju.
Može za automatsko pisanjeponuditi proizvode koji se odnose na one koje je osoba kupila, ili za koje je bila zainteresirana. Pisma će vam omogućiti da čestitate, na primjer, sretan rođendan, dajući individualnu povoljnu ponudu.
Za rad sa složenim problemima kupaca, naravno, stručnjaci će već biti potrebni. Ali jednostavniji problemi, zahvaljujući automatskim slovima, mogu se riješiti 24 sata dnevno i svaki dan kada ih korisnici trebaju.
Među svim raznovrsnim programima i uslugama, dobro je poznat Microsoftov program Outlook, pa će se metode kreiranja mailing lista, automatskih odgovora i prosljeđivanja određenih pisama na druge adrese razmatrati na njegovom primjeru.
bilten
Da biste poslali pismo velikoj grupi ljudi, nema potrebe da ih svaki put ručno dodajete na mailing listu. Da biste to učinili, možete stvoriti mailing listu. Na kartici "glavna" u programu morate odabrati stavku "stvoriti grupu kontakata", zatim odrediti naziv za ovu grupu i dodati joj članove. Popis sudionika i naziv grupe po potrebi se uređuju ili brišu u potpunosti. Isti kontakt može biti uključen u proizvoljno veliki broj korisničkih grupa kojima će se vršiti automatska slanja pošte. Ovo štedi puno vremena.
Automatsko pisanje: kako to učiniti
Ponekad je potrebno poslati automatsko pismo u strogo određeno vrijeme, a u odsutnosti samog pošiljatelja za računalom. Automatsko slanje e-pošte u Outlooku omogućuje vam upravo to. Trebao bi napisati obično pismopriložite datoteke koje želite, navedite primatelja(e) ili popis e-pošte, a zatim idite na odjeljak izbornika "opcije". Dalje u ovom odjeljku odabire se stavka "odgoditi isporuku", a zatim - "ne isporučiti do". Zatim se konfiguriraju svi potrebni parametri, uključujući datum i vrijeme kada je pismo poslano, prisutnost ili odsutnost dostave i obavijesti o čitanju, itd.
Nakon navođenja svih potrebnih podataka, pošaljite e-mail. Bit će spremljena u mapu poslanih pisama, ali će zapravo ići primatelju samo na navedeni dan i sat. Važno je da je u ovom trenutku računalo uključeno, da na njemu radi program, a postoji i internetska veza. Ako ti uvjeti nisu stvoreni u pravo vrijeme, tada će se automatsko slanje pisama dogoditi u trenutku kada se konačno ispune. Nije baš zgodno, ali ne možete ništa učiniti u vezi s tim.
Automatski prosljeđivanje Outlook e-pošte
Postoje dva načina slanja pisama od prvog primatelja drugima - prosljeđivanje i preusmjeravanje. Proslijeđena pisma razlikuju se po prisutnosti kratice FW u predmetu, a primatelj vidi s koje adrese je pismo prvobitno poslano, a s koje mu je kasnije proslijeđeno. Preusmjeravanje nije vidljivo primatelju, on vidi pismo kako ga je poslao prvi pošiljatelj.
Kontrola prosljeđivanja
Možete postaviti prosljeđivanje apsolutno svih poruka ili stvoriti pravila koja određuju što i kada treba proslijediti. U tom se slučaju proslijeđene poruke spremaju u mapu"Pristigla pošta". Program analizira poslano pismo i ako ispunjava uvjete navedene u pravilima, tada izvršava radnju određenu ovim pravilom. To može biti ne samo automatsko prosljeđivanje slova ili odgovor na njih, već i premještanje u određenu mapu, tj. sortiranje, brisanje, itd.
Da biste kreirali pravila za obradu dolazne korespondencije, morate odabrati stavku "pravila" na glavnoj kartici programa. Nadalje, u izborniku "upravljanje pravilima i upozorenjima" algoritmi za obradu primljenih pisama već su izravno konfigurirani.
Odbijanje naprijed
Neke e-poruke nije moguće proslijediti - to se događa kada je pošiljatelj postavio zaštitu na poštu koju šalju, sprječavajući primatelja da podijeli ove informacije s bilo kim drugim. Takvo ograničenje uklanja samo pošiljatelj, primatelj to neće moći učiniti ni na koji način.
Također u tvrtkama administrator sustava može postaviti vlastita pravila koja ograničavaju ili zabranjuju potpuno prosljeđivanje pisama izvan mreže tvrtke, a ponekad čak i unutar nje. To je učinjeno radi zaštite korporativnih podataka.
Automatski odgovori
Ako je primatelj odsutan zbog službenog puta, godišnjeg odmora, bolesti ili iz nekog drugog razloga, mogu se postaviti automatski odgovori na pisma. Ako se pošta nalazi na poslovnoj poštanskoj usluzi, tada također možete kreirati različite odgovore na pisma koja dolaze od drugih zaposlenika tvrtke i na ona primljena izvana.
Da biste omogućili ovu funkciju, u izborniku programa u odjeljku "datoteka" odaberite stavku "automatski odgovori", gdje morate odabrati "pošalji automatske odgovore". U ovom dijelu ispisuje se tekst pisama, te je naznačeno razdoblje u kojem će ti odgovori biti poslani. Ako je korisnik online prije isteka tog razdoblja, od njega će se tražiti da onemogući tu značajku.
Za vrijeme valjanosti automatskih odgovora, možete postaviti pravila obrade pošte, na primjer, da ih proslijedite drugim zaposlenicima tvrtke koji mogu riješiti probleme koji su nastali, itd.
Detaljna pomoć dostupna je u programu, kao i savjeti za pomoć u izbjegavanju uobičajenih pogrešaka pri radu s njim.
